Применение бережливых технологий в дошкольной образовательной организации

Автор: Смирнова Марина Павловна

МБДОУ «Детский сад № 14», г. Городец Нижегородской области

 

В настоящее время перед образовательными организациями постоянно возникают новые проблемы, решение которых делает очевидным такое управление, которое обеспечивало бы их адаптацию к динамично меняющейся окружающей среде.

Сегодня в ведущих отраслях экономики реализуются мероприятия по повышению производительности труда на основе внедрения бережливых технологий.

Бережливые технологии, которые сначала появились в промышленности, чтобы сократить так называемые «издержки» — непрофильную работу сотрудников, и в результате — повысить производительность труда, теперь применяются не только в государственных учреждениях образования, но и в частных школах, и даже в детских дошкольных учреждениях. Система образования Нижегородской области является полноправным участником проекта «Бережливый регион»: сегодня образовательными организациями реализуются более девяноста проектов по оптимизации внутренних процессов. 

Учебно-методический центр бережливых технологий в образовании («Фабрика процессов»), созданный в ГБОУ ДПО НИРО, осуществляет организационно-методическое сопровождение мероприятий, связанных с разработкой и внедрением бережливых технологий, и повышение квалификации работников образования в области ЛИН технологий.

Бережливое управление – это концепция менеджмента, основанная на постоянном стремлении к выявлению и устранению всех видов потерь, возникающих в процессе деятельности организации. Суть бережливых технологий в том, что  в учреждении сокращаются так называемые «издержки» — то есть  лишние действия сотрудников, непрофильная для них работа, и в результате повышается производительность труда.

В сферу образования бережливое управление внедряется относительно недавно, но уже имеет свою специфику, поскольку школы и детские сады сами по себе являются сложными организмами. Однако и здесь пригодятся универсальные, зарекомендовавшие себя подходы.

Основной целью внедрения бережливых технологий в образовательной организации является оптимизация внутренних  процессов, что позволит повысить качество предоставляемых образовательных услуг с максимальной ориентацией на потребителя.

Бережливые технологии в ДОУ - это, по сути, эффективное управление временем сотрудников. Использование их в работе открывает педагогу новые возможности сокращает время на выполнение необходимого действия, стандартизирует рядовые операции, уменьшает время, затраченное на подготовку к профессиональной деятельности.

Инструменты бережливого производства позволяют эффективно воздействовать на образовательный процесс, выявлять недочеты в системе образования и за короткий срок добиться значимых результатов по их устранению.

Использование инструментов бережливого производства в образовательной организации способствует:

- Эффективной реализации федеральных государственных стандартов

- улучшению образовательного процесса, оптимизации работы,

- повышению качества образования,

- обеспечению стандартизации и визуализации учебного процесса,

- сокращению временных и финансовых потерь,

- повышению трудоспособности сотрудников и сохранению человеческих ресурсов,

- развитию образовательной организации.

Кроме того, бережливые технологии могут стать дополнительным воспитательным средством. У обучающиеся, находящиеся в атмосфере бережливой среды и формирующиеся в ней как личность, приобщатся к культуре бережливого производства и усвоят бережливый стиль мышления и образа жизни.

Для практики деятельности образовательной организации типичными являются следующие виды потерь:

1. Запасы: устаревшие базы данных и информация, избыточные архивы, незавершенные дела.

2. Дефекты: ошибки и пропуски в данных, непонятные требования, инструкции.

3. Перепроизводство: лишняя переписка, выполнение работы, не создающей  ценности, подготовка ненужных отчетов в электронном и бумажном виде, изготовление лишних копий документов.

4. Излишняя сложность процессов, лишние шаги процессов: нечеткие  должностные инструкции, дублирование выполняемых функций.

5. Ожидание: длительные сроки согласования и принятия решений, ожидание в очередях, ожидание информации и другие административные барьеры.

6. Лишнее передвижение: непрофильная работа (за обслуживающий персонал), передача информации на следующий этап вручную.

7. Лишнее перемещение: излишний документооборот, архивирование документов;  неэффективность внутренних систем коммуникации (накопление непрочитанных сообщений и т.п.)

Ликвидировать эти потери в деятельности образовательной организации можно, используя методы и инструменты бережливого  производства.

Работа по внедрению бережливых технологий в ДОУ строится из нескольких этапов:

1. Приказом руководителя создана рабочая группа по внедрению методов и инструментов бережливого производства в практику деятельности, определены ее полномочия и цели работы.

2. Рабочая группа определила  процессы, которые нуждаются в улучшении, выявила основные проблемы, отобрала процессы, которые будут оптимизированы.

3. Составлен план-график мероприятий по внедрению бережливых технологий в ДОУ на 2019-2021 годы, где указываются оптимизационные проекты (не менее 2-х в год).

4. Для каждого реализуемого проекта создана проектная группа, в состав которой вошли те сотрудники, которые являются участниками проекта и хорошо знают его особенности.

Наименование проекта, состав проектной группы, сроки реализации проекта закрепляются приказом руководителя ДОУ.

Если в состав проектной группы вошли сотрудники, которые не проходили курсы повышения квалификации по использованию бережливых технологий, их необходимо обучить, провести консультации, семинары.

5. В ходе реализации каждого проекта проектная группа оценивает текущее состояние процесса, составляет карту целевого состояния процесса, разрабатывает план мероприятий по достижению целевых показателей проекта. Проходит совещание по защите подходов внедрения улучшений.

6. После реализации плана мероприятий, внедрения улучшений проводится завершающее совещание и закрытие проекта. По каждому завершенному проекту  составляется информационная справка о реализованном проекте. Наглядно увидеть результаты улучшений помогают фотографии состояния процесса «До» и «После». Об их наличии стоит  позаботиться заранее.

В соответствии с приказом УО и МП администрации Городецкого муниципального района от 23.10.2019 «О внедрении бережливых технологий в системе образования Городецкого района в 2019-2020 учебном году наш детский сад стал одной из пилотных площадок на данный период.

В нашем детском саду на данный момент завершенным является один проект, еще 2 проекта в стадии реализации. Начали мы работу с оптимизации работы методического кабинета. 

Организационным документом, который консолидирует в себе все аспекты реализуемого оптимизационного проекта, является карточка проекта. Она разрабатывается проектной группой и утверждается руководителем проекта. В карточке указывается название проекта, вовлеченные лица и рамки проекта, основания для реализации проекта, цели и плановый эффект, ключевые события проекта.

Проект «Оптимизация документооборота в деятельности педагогических работников ДОУ».

Основанием реализации данного проекта стал ряд проблем при работе с текущими документами (табеля посещаемости, карты педагогического мониторинга, реестры родительской платы и др.) Так как принтер для распечатывания документов находится в методическом кабинете, часто скапливается очередь из педагогов, желающих распечатать документ. Очевидными становятся потери рабочего времени педагогов и методистов, которые вынуждены отвлекаться от своей работы, подвергать свои компьютеры опасности заражения вирусом с чужой флеш-карты. 

На первом этапе было проведено картирование процесса для формирования текущего состояния: составлены карты потока текущего состояния, собраны фактические данные, проведен анализ выявленных потерь и проблем, оцифрована цель проекта, их корректировка на базе результатов анализа текущего состояния.

Разработана карта целевого состояния. На ней видно, что в результате улучшений количество потерь сводится к нулю. Существенно экономится рабочее время педагогов и распечатывание документа занимает 12 мин.

Разработан план мероприятий по достижению целевого состояния и целевых показателей процесса. Он утверждается владельцем процесса - руководителем организации

Так как финансирования для приобретения дополнительных компьютеров и принтеров недостаточно было принято решение создать электронную почту методического кабинета. Педагоги сбрасывают необходимые документы на эл. адрес методического кабинета и забирают уже распечатанный документ.

По реализованному проекту составлена информационная справка, которая подписывается руководителем и прикрепляется к отчету о реализованных проектах, вместе с другими формами документов.

Наглядно продемонстрировать результаты проекта помогут фотографии, сделанные до и после внедрения изменений. Достигнутые результаты проекта с уверенностью можно считать положительными. Многие педагоги часто пользуются эл. почтой не только для передачи документов, но и для распечатки необходимых в работе иллюстративных материалов, стендовых консультаций и т.д.

Проблемы, возникающие в процессе реализации первого проекта (отсутствие в ДОУ локальной сети), а также необходимость оперативного информирования сотрудников и получения отчетов повлекли за собой необходимость разработки следующего проекта «Оптимизация процесса информирования работников ДОО».

Основания проекта: ежедневно поступает большое количество информации, которую нужно срочно довести до сведения сотрудников. Однако традиционный способ доведения информации через собрание работников, печать информационных материалов и размещение их на стендах имеет ряд недостатков: имеет временные и финансовые затраты, малоэффективен, не позволяет полностью охватить аудиторию, на которую рассчитана информация. Сотрудниками нерационально расходуется рабочее время на получение, обработку информации, несвоевременно производится отчетность.

Картирование процесса выявило следующие проблемы: потеря времени, излишние перемещения, ожидание, финансовые потери, вызванные избыточным производством бумажной информации.

Целевыми  ориентирами проекта стали:  

- Сокращение времени руководителя на доведение информации до адресата.

- Сокращение времени сотрудников на получение и обработку информации.

- Увеличение охвата информируемых.

- Своевременная сдача отчетов воспитателями и руководителем.

- Сокращение финансовых затрат.

- Систематизация работы с сотрудниками с использованием онлайн-сервиса.

 

 План мероприятий по достижению целевых показателей:

№ п/п	Наименование мероприятий	Ожидаемый результат
1.	Обеспечение мобильным приложением «Вайбер» всех сотрудников ДОУ	Увеличение охвата информируемых.
2.	Обучение сотрудников  работе с онлайн-сервисами.	Повышение информированности сотрудников.
3.	Создание общего чата «МБДОУ № 14» для обмена информацией.	Сокращение времени руководителя   на доведение информации до адресата. Сокращение времени сотрудников на получение и обработку информации
4.	Апробация работы с онлайн-сервисом.	Систематизация работы с  сотрудниками с использованием онлайн-сервиса.

 

Результаты реализации проекта уже сейчас можно считать достигнутыми, т.к. общий чат довольно активно используется и помогает решать текущие задачи. Кроме того, он существенно укрепляет корпоративный дух, объединяя сотрудников.

 Следующий проект, который на данный момент находится в работе: 

«Оптимизация системы хранения дидактических материалов в методическом кабинете ДОУ»

Обоснования выбора.

Педагоги в процессе подготовки к рабочему дню ежедневно обращаются в методический кабинет за дидактическими материалами. Так как в методкабинете большое количество материалов и хранится он бессистемно, сотрудниками тратится большое количество времени на длительный поиск необходимых материалов, изготовление нового материала, не найденного в методкабинете. Педагогами несвоевременно производится сдача дидактических материалов в методкабинет, из-за чего наступает дефицит тех или иных материалов

Ключевой риск – неудовлетворенность заказчика низким качеством подготовки к профессиональной деятельности, нерациональная трата рабочего времени педагогов.

Проблемы:

1. Потеря рабочего времени на поиск материалов.

2. Излишние перемещения по зданию в поисках материала.

3. Излишние запасы дидактических материалов.

3. Ожидание   выдачи материалов.

4. Отвлечение от работы старшего воспитателя на поиск материалов.

 На данный момент проведено картирование процесса. Построена карта текущего состояния. Для визуализации желаемого (будущего) состояния процесса на момент завершения проекта построена карта целевого состояния.

Картирование текущего и целевого состояния процесса позволило сформулировать цели и составить план мероприятий

 

Цели и плановый эффект:

Наименование цели	Текущий показатель	Целевой показатель
Сокращение времени на поиск необходимого дидактического материала	30-50мин	15-20мин
Систематизация дидактического материала	Не систематизирован	Дидактические материалы систематизированы
Формирование электронной базы данных дидактических материалов	нет	Наличие у педагогов доступа к электронному каталогу дидактических материалов
Стандартизация процесса пользования дидактическими материалами	Нет стандарта	Процесс стандартизирован

 

Мероприятия по достижению целевых показателей:

№ п/п	Наименование мероприятий	Ожидаемый результат
1.	Систематизация дидактических материалов.	Дидактические материалы систематизированы по шкафам, полкам и разделам.
2	Утилизация ветхих дидактических материалов.	Освобождение места для удобного расположения имеющихся дидактических материалов.
3.	Формирование электронной базы данных дидактических материалов.	Наличие у педагогов доступа к электронному каталогу дидактических материалов.
4.	Стандартизация учета, выдачи и хранения дидактических материалов.	Создана навигация по поиску необходимых дидактических материалов. Создан стандарт пользования дидактическими материалами.

 

На данном этапе реализации проекта начата работа по выполнению плана мероприятий: проведена систематизация дидактических материалов в нескольких шкафах, созданы индивидуальные места для хранения папок-накопителей, пронумерованы картины и плакаты. На дверках шкафов размещены карточки с перечнем материала и его местом в соответствии с электронным каталогом. Проект еще не завершен, но уже на данном этапе   в результате проведенной работы сократилось время на поиск места нахождения материала; уменьшилось время подбора необходимого материала;

В перспективе в пространстве методического кабинета мы планируем провести ряд улучшений с использованием методов и инструментов бережливого производства:

- Оптимизация хранения, учета и выдачи методической литературы.

- Организация рабочего пространства старшего воспитателя и заместителя заведующего по ВМР по системе 5С.

- Использование канбан-доски для планирования деятельности в метод кабинете.

- Использование методов визуального контроля (визуализации) и стандартизации для облегчения работы педагогов, а также значительного снижения ошибок в процессе выполнения работы.

Кроме того, в целом по ДОУ планируется:

- Организация и проведение обучающих мероприятий с сотрудниками по внедрению бережливых технологий.

- Создание системы навигации в детском саду.

- Внедрение инструмента организации рабочего пространства (5С) в деятельность административно-управленческого персонала; педагогического и обслуживающего персонала.

Организовать процесс постепенного улучшения деятельности ДОУ нам поможет применение концепции кайдзен (изменение к лучшему), в которой акцент делается на «человеческий фактор» - на то, что люди постоянно должны изыскивать возможности для улучшения своей деятельности. Если каждый сотрудник будет делать маленькие шаги по улучшению своей работы каждый день, то мы достигнем больших результатов без значительных затрат. Наша задача изменить мышление сотрудников, создать такую атмосферу, чтобы каждый хотел совершенствоваться, видел проблемы и подавал предложения по их устранению.

Мы убеждены, что внедрение бережливых технологий приведет к инновационным изменениям в педагогический процесс, повышению качества образования дошкольников, удовлетворенности родителей работой ДОУ.

 

Литература:

1. Формирование бережливой среды в образовательной организации: учебно-методическое пособие/ А.В. Шарина, Л.В. Сибирякова, А.Н. Новоселова – Н. Новгород: Нижегородский институт развития образования, 2019.

2. Учебно-методический центр бережливых технологий в образовании ("Фабрика процессов") НИРО.

3. Вебинар "Содержательные аспекты реализации мероприятий Дорожной карты по внедрению бережливых технологий"..

4. Материалы Белгородского института развития образования.